Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Господарський суд Львівської області
КОРОТКИЙ ПОСІБНИК
/для суддів/
Комунікація
із засобами масової інформації, журналістами
2015 р.
ЗМІСТ
1. Доступ ЗМІ, журналістів на судові засідання -----……………………………………………. 3
2. Інформаційні запити ЗМІ , журналістів ---------------------------------------------------------------- 4
3. Термін розгляду інформаційного запиту --------------------------------------------------------------- 4
4. Доступ ЗМІ, журналістів до судових рішень, матеріалів судового процесу і архівів суду ---- 5
5. Організаційні питання проведення інтерв’ю із суддями ----------------------------------------------- 6
6. Суддям треба враховувати ---------------------------------------------------------------------------------- 7
7. Вимоги до інформації для журналістів і ЗМІ------------------------------------------------------------7
8. Головні правила робот з ЗМІ, журналістами ------ ……………………………………………8
9. Обов’язки прес-секретаря апарату суду--------------------------------------------------------------------- 9
10. Прес-конференція ----------------------------------------------------------------------------------------------- 10
11. Прес-реліз ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17
12. Як підготувати ефективний прес-реліз -------------------------------------------------------------------- 18
13. Кому і як розповсюджувати прес-реліз -------------------------------------------------------------------- 21
14. Прес-тур ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 22
15. Організація прес-турів ------------------------------------------------------------------------------------------ 23
Пам’ятка 1 Загальні рекомендації щодо інтерв’ю засобам масової інформації: --------------------------------------------- 25
Пам’ятка 2 Підготовка до інтерв’ю представникам ЗМІ : --------------------------------------------------------------------------- 26
Пам’ятка 3 Телевізійне інтерв’ю----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 31
Пам’ятка 4 Десять підказок щодо спілкування з представниками ЗМІ ---------------------------------------------------------- 32
Комунікація (від лат.communicatio-єдність, передача, повідомлення)- це процес обміну інформацією між двома або більше особами із метою передавання та одержання інформації.
Перший обов’язок журналіста—повага до істини та права громадськості на правду ( з Декларації принципів поведінки)
Першочерговим обов'язком засобів масової інформації /ЗМІ/ є інформування аудиторії про поточні події суспільно-політичного життя. Головна функція журналістики - це формування громадської думки через постановку актуальних суспільних проблем і загострення загальної уваги до них шляхом ведення публічної дискусії. Журналісти є аналітиками і суддями соціальних явищ, вони повинні бути гарантами об'єктивної та правдивої інформації. Сьогодні досягнення такої мети може бути лише за умови тісної співпраці журналістів з усіма державними установами, серед яких одне з чільних місць займають суди, зокрема господарські.
Загострений інтерес до роботи господарських судів давно простежується серед громадян України. Аби досягнути ефективних результатів у висвітленні тем, що стосуються суддів, їхньої роботи, справ які розглядаються Господарським судом Львівської області, необхідна безперервна і активна співпраця з усіма ЗМІ. Будь-яка полеміка чи дискусія в пресі, на радіо чи телебаченні повинна вестися предметно з дотриманням високоетичних норм.
Саме для покрашення ефективності комунікації суддів Господарського суду Львівської області із ЗМІ,журналістами було ророблено цей посібник.
1.Доступ ЗМІ, журналістів на судові засідання
Розгляд справ у судах відбувається відкрито, інформація щодо справ, які розглядаються судом, є відкритою, судове рішення проголошується прилюдно, крім випадків, встановлених законом.
У відкритому судовому засіданні мають право бути присутніми будь-які особи. Учасники судового процесу, інші особи, присутні у залі судового засідання, представники засобів масової інформації можуть проводити в залі судового засідання фотозйомку, відео- та аудіозапис з використанням портативних відео- та аудіотехнічних засобів без отримання окремого дозволу суду, але з урахуванням обмежень, установлених законом.
Інформація про суд, який розглядає справу, сторони спору та предмет позову, дату надходження позовної заяви, апеляційної, касаційної скарги, заяви про перегляд судового рішення, стадії розгляду справи, місце, дату і час судового засідання, рух справи з одного суду до іншого є відкритою та підлягає невідкладному оприлюдненню на офіційному веб-сайті судової влади України, крім випадків, установлених законом.
2.Інформаційні запити ЗМІ , журналістів
Інформаційний запит щодо надання письмової або усної інформації – це звернення з вимогою надати письмову або усну інформацію про діяльність органів судової влади України та їх посадових осіб. Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним, подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.
Суди, їх посадові особи зобов’язані надавати інформацію, що стосується їх діяльності, письмово, усно, телефоном чи використовуючи публічні виступи.
Суди повинні надавати ЗМІ лише перевірені дані або дані, що базуються на обґрунтованих припущеннях, у цьому випадку повинно бути чітко вказано на такий характер наданих відомостей.
У разі, якщо суд за своєю ініціативою вирішить надати ЗМІ інформацію про судовий процес, що триває, то така інформація повинна надаватись максимальній кількості ЗМІ без винятку (шляхом випуску прес-релізів, проведення прес-конференцій уповноваженими посадовими особами, чи за допомогою інших методів комунікації).
3.Термін розгляду інформаційного запиту
Задоволення запиту здійснюється протягом місяця, якщо інше не передбачено законом.
У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 15 днів з обґрунтуванням такого продовження, якщо інше не передбачено законом. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти днів до дати кінцевого терміну надання інформації на запит.
Протягом десяти календарних днів суд письмово повідомляє запитувача, що його запит буде задоволено або що запитувана інформація/документ не підлягає наданню для ознайомлення.
У разі, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.
Суддя не може коментувати хід судового засідання, але може надавати інформацію в межах своєї компетенції щодо змісту прийнятих рішень.
4.Доступ ЗМІ, журналістів до судових рішень, матеріалів судового процесу і архівів суду
Доступ до судових рішень і матеріалів судового процесу забезпечується:
– присутністю журналіста під час розгляду справи в суді;
– присутністю журналіста в залі судового засідання;
- доступу у передбачених законом випадках до матеріалів справи;
- оприлюдненням судових рішень.
5.Організаційні питання проведення інтерв’ю із суддями
Законом України «Про доступ до публічної інформації» внесено доповнення до статті 13 Закону «Про авторське право та суміжні права», яке регулює питання погодження тексту інтерв'ю з особою, що давала інтерв'ю. Тепер зазначені положення не поширюватимуться на випадки оприлюднення чи надання інформації на підставі Закону України «Про доступ до публічної інформації», тому суддя, що дає інтерв’ю журналісту має бути зваженим і відповідальним за свої слова.
Відповідно до Кодексу професійної етики, суддя не має права:
- розголошувати інформацію, що стала йому відома у зв’язку з розглядом справи в закритому судовому засіданні;
- робити публічні заяви, коментувати в засобах масової інформації справи, які перебувають у провадженні суду;
- піддавати сумніву судові рішення, що набрали законної сили.
Суддя має право ознайомитися з підготовленим до поширення матеріалом, погодити назву матеріалу тощо (тепер це можна зробити тільки за добровільною згодою журналіста).
Судді не можуть ігнорувати прохання журналістів про зустріч. Це не означає, що суддя завжди повинен зустрічатися, але важливо з повагою поставитися до суспільної місії журналіста і повідомити про своє рішення з посиланням на етичні обмеження або інші причини.
6.Суддям треба враховувати, що журналісти можуть не мати юридичної освіти, працювати над матеріалами різної тематики, але оскільки вони виступають посередниками між суддею і своєю аудиторією, у спілкуванні з ними слід вживати менше правової лексики, говорити на визначену тему, яка продиктована інтересами видання та цікавістю аудиторії.
7.Вимоги до інформації для ЗМІ,журналістів
Актуальність – бажано, щоб інформація була свіжою чи, принаймні, не втратила своєчасності для аудиторії ЗМІ.
Відповідність інтересам аудиторії – краще, якщо це місцева інформація, тобто вона зачіпає інтереси людей що мешкають на території, де розповсюджується газета, і торкається важливих питань саме цього регіону. Люди цінують корисну інформацію.
Ексклюзивність, унікальність – журналісти дуже люблять щось неординарне, й дуже тішаться, якщо мають змогу першими повідомити про це своїх глядачів або читачів.
Достовірність і точність – як би не хотілося вразити читачів (слухачів, глядачів), усе ж інформація має відповідати дійсності. Журналіст повинен перевірити правдивість наведених фактів, перш ніж оприлюднити їх.
8.Головні правила роботи із ЗМІ,журналістами
1) пам’ятате, що маєте справу в основному з підготовленими слухачами, що знають сутність проблеми;
2) використовуйте раціонально свій час і час журналіста;
3) налагодьте контакт з журналістом, поцікавтесь його роботою, дайте попередню позитивну оцінку вашій співпраці;
4) уникайте надмірно широких відповідей чи коментарів;
5) журналіст не завжди є фахівцем в обговорюваній темі, тому уникайте вживання надмірної термінології, а коли запитання є недоречними, то у вихованій формі виправте журналіста і неодмінно дайте зрозуміле пояснення;
6) виділяйте пріоритетну інформацію;
7) надавайте інформацію у вигляді «переверненої піраміди»: основні факти і тези, які Ви бажаєте донести до аудиторії, мають бути надані першими.
9.Обов'язки прес-секретаря апарату суду
1) забезпечує, в межах компетенції, підготовку прес-релізів, буклетів, брошур, матеріалів для прес-конференцій, брифінгів, аудіовізуальних презентацій із використанням комп'ютерних технологій;
2) відповідає за інформаційне наповнення веб-сайту суду та за те, щоб веб-сайт був дружнім до користувачів,актуальним та інформаційним;
3) відповідає за інтранет /локальні мережі/ та інші засоби внутрішньої комунікації;
4) підтримує присутність суду в соціальних мережах;
5) забезпечує присутність /участь суду в заходах,що проводяться громадою;
6) розробляє заходи суду для громади;
7) встановлює зв’язки з блогерами громади для надання інформації громаді;
8) бере участь у підготовці відповідей на запитання ЗМІ, матеріалів спрямованих на спростування публікацій, в яких висвітлено недостовірну інформацію, забезпечує оперативне реагування на запити та критичні матеріали, повідомлення;
9) бере участь у підготовці відповідей на звернення громадян та розгляді запитів на інформацію, відповідно до компетенції;
10) досліджує матеріали та готує проекти текстів статей для розміщення їх у національних, регіональних та місцевих ЗМІ, а також Інтернет-ресурсах та проектів доповідей, довідок та інших матеріалів для виступів керівництва суду;
11) координує проведення інтерв'ю з суддями та працівниками апарату суду з питань роботи та організаційного забезпечення судочинства;
12) готує та надає керівництву суду добірки інформаційних матеріалів про діяльність органів судової влади, експрес-аналізів матеріалів ЗМІ;
13) направляє в ЗМІ прес-релізи та копії офіційних документів, анонсування подій і заходів, програм і планів суду за попереднім погодженням із керівництвом суду;
14) бере участь у підготовці та проведенні прес-конференцій, брифінгів, організації тематичних зустрічей з питань діяльності суду.
10.Прес-конференція
Планувати проведення прес-конференцій слід в тому випадку, якщо є дійсно важлива новина і особа, яка є її учасником (спікер), готова розповісти про неї і відповісти на питання журналістів. Прес-конференція потребує значно більшої підготовки, ніж розповсюдження прес-релізу. Важливо не тільки як вона буде організована, але й наскільки підготовленим до спілкування з журналістами є спікер. В деяких випадках замість того, щоб донести ключове повідомлення, спікери через свою непідготовленість дають журналістам підстави для негативних публікацій.
Різновидом прес-конференції є прес-брифінг – коротка зустріч з журналістами для того, щоб висловити свою позицію з певного питання.
Прес-конференції і прес-брифінги обов’язково потрібно передбачати в комунікаційних планах суду. Варто використовувати можливість протягом певного часу звернути увагу журналістів лише на ключову тему. Передувати їх проведенню має фахова підготовка основних спікерів суду до спілкування з журналістами.
Десять правил проведення прес – конференцій
1) чітке визначення теми, мети і відповідно підготовленість (дані, факти, матеріали). Вимоги до змісту матеріалів – змістовність і насиченість;
2) роздатковий матеріал повинен бути розрахований на легкість і зрозумілість сприймання – простота термінології і зрозумілість суті;
3) продумання сценарію проведення заходу з урахуванням всіх ймовірних ситуацій (місце проведення, розташування камер для відео – і фотозйомки, парковка автомобілів для журналістів тощо);
4) доброзичливе дружнє відношення до усіх учасників прес – конференції;
5) обмеження тривалості заходу (максимум 40 хвилин), після чого забезпечення роботи журналістів з учасниками прес-конференції;
6) короткотривалість виступів і демонстрації наочних матеріалів;
7) достатність часу для запитань і відповідей;
8) позиціонування взаємовигідності пропозицій, підходів, дій;
9) демонстрація рівного відношення до всіх учасників заходу;
10) підведення підсумків прес-конференції.
До прес-конференції потрібно відноситися як до можливості на годину (іноді більше) привернути увагу журналістів до актуальної для вас теми. Це можливість розповісти правду, але правду, яка стосується суспільно важливої теми прес-конференції. Не вважайте, що ви можете легко дати журналістам свою порцію інформації і сховати інші суспільно важливі аспекти проблеми.
Нижче надані десять ключових рекомендацій щодо проведення прес-конференцій.
1) визначте час. Найкращий час для проведення прес-конференцій – з вівторка по четвер у період з 10.00 до 11.30 та з 14.30 до 16.00;
2) плануйте присутність. Потрібно щонайменш 2 тижні на підготовку прес-конференції.
При цьому звичайно бувають і прес-конференції, які готуються за декілька годин, але лише у випадку кризи. Тому ще задовго до початку запланованої прес-конференції ви повинні знати, як вона буде проходити. Насамперед, визначіть головний інформаційний привід, якому буде присвячена прес-конференція, пов’яжіть його з суспільно важливими проблемами, визначте спікерів і видання, яким ці проблеми і спікери можуть бути потенційно цікаві, підготуйте прес-анонс і запросіть журналістів на прес-конференцію. Перший прес-анонс має бути розповсюджений за тиждень, другий – за два дні до прес-конференції. Обов’язкова акредитація журналістів допоможе за день до прес-конференції знати кого чекати на заході;
3) необхідні матеріали. До кожної прес-конференції потрібно підготувати інформаційні матеріали, які будуть роздруковані і роздані присутнім.
4) зовнішній вигляд. Вигляд спікерів та модератора прес-конференції повинен відповідати ситуації і аудиторії, перед якою вони будуть виступати. Він повинен підкреслювати ті тези, які висловлюються під час прес-конференції;
5) коли розпочинати прес-конференцію. Для журналіста прес-конференція починається тоді, коли він зайшов у приміщення. Тому, наприклад, неввічливий охоронець, який не пропускає представників ЗМІ, може зіпсувати весь захід. Окрім оповіщення усіх, кого зустрічатимуть журналісти на своєму шляху, потрібно роздрукувати вказівки, щоб було зрозумілим як швидко знайти залу, в якій проходитиме прес-конференція;
6) готуйте виступ і відповіді на запитання, не нехтуйте підготовкою до основного виступу. Якщо судді говоритимуть з журналістами на «юридичній мові», прес-конференція буде неефективною. Сформулюйте головні тези виступу, які ви хочете побачити у випусках новин. Ключове повідомлення включіть у заголовок прес-релізу і якомога частіше (звісно де це доречно) повторюйте його протягом свого виступу. Визначте додатково 1-2 тези, які претендували б на висвітлення у медіа. Бажано скористатися секундоміром, щоб визначити що спікер зможе повідомити за 5-10 хвилин (саме такий час виступу основного спікера). Спеціалісту із зв’язків з громадськістю разом зі спікерами варто сформулювати ймовірні питання, які будуть ставити журналісти і підготувати на них чіткі, але повні відповіді. Визначте питання, на які спікер не буде відповідати і причини для цього;
7) дайте слово журналістам. Прес-конференція – це не театр одного актора. Якщо ви хочете просто зробити заяву – обмежтесь прес-релізом або прес-брифінгом. Прес-конференція ж передбачає активну участь журналістів. Якщо ви обмежите їх можливість ставити критичні питання, наступного разу на вашу прес-конференцію ніхто не прийде;
8) розробіть регламент. Ви можете вільно визначити яку кількість запитань від кожного журналіста (видання) дозволяється поставити під час прес-конференції, але головне – повідомити про це учасникам. Якщо журналісти ставлять більше питань, ніж встановлено, можна нейтралізувати це фразою «Ми домовились ставити лише по одному питанню»;
9) будьте готові до провокацій. Причини провокаційних питань від журналістів можуть бути різними – від бажання отримати «смажені факти», «ексклюзив» до банальної «замовності». Єдиний спосіб протистояти таким питанням, а іноді й випадам на свій бік – бути готовим до них. Вони можуть стосуватися особистого життя спікера (авто, на якому їздить дружина судді, статки, будинок тощо), конкретних судових справ, які (на думку журналістів), були невірно вирішені судом, поведінка когось з працівників суду тощо. Як свідчить практика, основні чутливі теми спікер чудово знає і може підготуватися до них заздалегідь. Незалежно від ставлення учасників до журналістів, які ставлять такі питання, не варто їх повчати на прес-конференції (використайте для цього інший час і спосіб). Відповіді на провокаційні питання мають бути чіткими, спокійними і переконливими. Потрібно пам’ятати головне – найкращою реакцією для провокатора є обурення спікера, втрата контролю над ситуацією, емоційні і лайливі висловлювання. Якщо це сталося з вами, шукайте їх у вечірніх випусках новин;
10) Не коментуйте питання, які знаходяться поза межами компетентності. Не припустимим є виправдання на кшталт: «Я звичайно не експерт в цьому питанні, тому сприймайте мої слова як приватну думку». У спілкуванні з журналістами немає «приватних думок» чи «суб’єктивних тверджень». Не сумнівайтесь, що інформація, яку ви повідомили, буде опублікована.
Уникайте відповіді на незручне питання фразою «Без коментарів », яка викликає недовіру до вас та до інформації яку ви надавали раніше, підозру що ви щось знаєте але приховуєте.
Абсолютно прийнятною є практика переведення запитання відповідальному фахівцю, який є експертом у цій темі (не обов’язково під час прес-конференції, можна запропонувати журналістам звернутися до конкретної людини за коментарем після заходу).
Це головні правила, які допоможуть провести ефективну прес-конференцію і передати ваші ключові повідомлення її учасникам, а через них – цільовій аудиторії. Слід пам’ятати, що після прес-конференції можна неформально поспілкуватися з журналістами «за кавою», але тримати себе в руках – прес-конференція для них продовжується і все, що ви скажете, може бути дуже швидко опубліковано.
Запрошуючи журналістів:
- орієнтуйтеся на представників основних ЗМІ;
- повідомляйте про прес-конференцію завчасно (через електронну пошту) і телефоном у день проведення;
- призначайте прес-конференцію якомога раніше по часу;
- проводьте її у спеціально визначеному місці (бажано у залі);
- про тривалість її проведення повідомте на початку;
- забезпечте появу учасників прес-конференції лише з її початком;
- підготуйте набір додаткових матеріалів;
- повідомте про закінчення прес-конференції, зазначивши, що наступне запитання буде останнім.
11.Прес-реліз
Прес-реліз - документ, спеціально розповсюджуваний для журналістів, що містить матеріали для термінової публікації чи інформування. Терміном «прес-реліз» позначають усі матеріали, що виготовлені не журналістами, а такі, що створені поза редакцією і надійшли до органу масової інформації в готовому текстовому вигляді.
У прес-релізі наводяться точні назви, прізвища, дати, цифрові матеріали, статистичні дані, закони, можливі схеми і графіки, як правило, складні для засвоєння чи сприйняття на слух. Іноді прес-релізи виготовляються до прес- конференцій чи брифінгу і роздаються журналістам до їх початку. Вимоги до прес релізу - це лаконізм і точність у подачі власних назв і цифрових даних.
12.Як підготувати ефективний прес-реліз
Перший прес-реліз був написаний Айві Лі (Ivy Lee) 26 жовтня 1906 р. у зв’язку з аварією на залізниці Пенсильванії. Газета New York Times була під таким враженням від інноваційного підходу до корпоративних комунікацій, що надрукувала перший прес-реліз дослівно. Протягом наступних тижнів журналісти та влада пишалася чесністю та відкритістю залізниці Пенсильванії.
З розвитком інтернету прес-реліз почав використовуватися не лише як засіб комунікації з журналістами. Публічну інформацію, розповсюджену в інтернеті (навіть лише на корпоративному сайті), може прочитати кожен – партнери, відвідувачі тощо. Тому навіть з’явився особливий формат прес-релізів для розповсюдження в інтернеті – так званий «соціальний прес-реліз». До прес-релізу тепер можна додавати фото, відео, корисні посилання та файли, публікувати прес-релізи за допомогою соціальних закладок. Сам же прес-реліз протягом декількох хвилин стає доступним у пошукових системах, новинних агрегаторах, розповсюджується онлайн ЗМІ та експертам.
Змістом прес-релізу є інформаційний привід. Це подія або явище, яка може зацікавили аудиторію того чи іншого медіа. Це ваша новина. Інформаційний привід зацікавить журналістів, якщо:
- він відповідає інтересам аудиторії їх видання;
- інформація викладена чітко та лаконічно, з точними фактами та цифрами;
- до інформаційного приводу мають відношення відомі люди, експерти.
Важливо чітко зрозуміти в чому полягає інформаційний привід, яким ви «турбуєте» журналіста, чи дійсно він вартий його уваги. При цьому в кожному прес-релізі має бути лише один інформаційний привід.
Недостатньо знайти цікавий, на вашу думку, інформаційний привід. Пам’ятайте, що ваш прес-реліз конкуруватиме з десятками інших інформаційних повідомлень. Якщо ж у заході вашого суду не братиме участь Президент чи Прем’єр-міністр (якщо братиме, не переймайтесь щодо конкуренції), головне потрапити в контекст – пов’язати вашу новину з суспільно важливою проблемою, яка жваво обговорюється. Для цього слідкуйте за повідомленнями провідних ЗМІ і продукуйте інформаційні приводи, які відповідають інформаційним трендам сьогодення.
Структура прес-релізу представляє собою перегорнуту піраміду. Спочатку стисло викладається суть новини, потім її найбільш важливі подробиці. Прес-реліз включає в себе заголовок, лід (перший абзац), основний текст, довідкову інформацію та контакти.
З заголовку має бути зрозуміло інформаційний привід, лід відображає найважливіші факти новини у 40 або менше словах. У лід потрібно відповісти на питання: «Хто?», «Що?», «Де?», «Коли?», «Чому?». У основному тексті розкриваються деталі новини – «Як?», «Які перспективи це має?», цитати експертів.
Для кращого сприйняття дотримуйтесь правила: «один абзац – одна подробиця».
Оптимальний розмір кожного абзацу – 3-4 рядки. Використовуйте цікаві ілюстрації до прес-релізу. При розміщенні на інтернет-ресурсах, до прес-релізу можна додавати відео файли, корисні посилання, прикріплені файли (наприклад, прес-пакет).
Декілька правил щодо стилістики прес-релізу.
1) слідкуйте за граматичними, синтаксичними та орфографічними помилками. Їх наявність знижує довіру до Вашого повідомлення;
2) тон прес-релізу має бути нейтральним та об’єктивним. Постарайтеся описати подію з позиції стороннього спостерігача, без нав’язливих рекламних інтонацій;
3) використовуйте у прес-релізі активні дієслова. Наприклад, «спеціалісти провели дослідження», а не «дослідження було проведено спеціалістами»;
4) зробіть текст прес-релізу максимально простим. Використовуйте зрозумілу мову. Пам’ятайте, що його читатимуть не фахівці у сфері права. Якщо у прес-релізі використовується специфічна термінологія – зробіть зноску, поясніть значення того чи іншого терміну;
5) використовуйте класичне форматування тексту – одним шрифтом, без зайвих великих літер, пробілів тощо.
13.Кому і як розповсюджувати прес-реліз
Головне правило – розповсюджувати прес-реліз тільки тим медіа, яким він є цікавим. Для того, щоб дізнатися про те, чи буде він потенційно цікавим тому чи іншому медіа, є єдине правило – перечитати про що в ньому пишуть. Якщо за форматом і тематикою ваша новина відповідає редакційній політиці медіа, відправляйте йому прес-реліз.
Є різні підходи до розповсюдження прес-релізів. Комусь з журналістів зручніше отримати інформацію про новину телефоном, комусь можна повідомити її по електронній пошті, хтось обробляє лише новини, які приходять на офіційну електронну скриньку редакції. За загальним правилом, якщо ви особисто знайомі з журналістом (редактором), краще відправити прес-реліз зручним для нього способом. Якщо ж ви не знайомі з журналістом особисто, варто переслати прес-реліз на офіційну електронну скриньку редакції. Всі провідні видання постійно перевіряють електронну пошту і готові використати інформацію з прес-релізу, якщо вона є дійсно цікавою.
Чого не варто робити ніколи:
- масові розсилки прес-релізу всім ЗМІ без розбору. Результату ви все одно не доб’єтесь, але ризикуєте втратити лояльність журналістів і назавжди потрапити в спам;
- телефонувати журналістам з запитаннями «Коли буде опублікований мій прес-реліз?». Якщо інформація їх зацікавить, вони самі з вами зв’яжуться;
- вимагати щось від журналістів чи редакторів. Вони підпорядковуються виключно редакційній політиці і головному редактору, а не вам чи вашому керівництву. Деякі корпоративні новини варто публікувати лише на власному веб-сайті.
14.Прес-тур
Під прес-туром розуміється спланована екскурсія журналістів до суду. При цьому для ефективної комунікації недостатньо просто розповісти як працює суд. Прес-тури мають викликати інтерес журналістів до повідомлень (об’єктів, предметів, осіб, процесів), які можна побачити під час прес-туру, «доторкнутися» до них.
Наприклад, запровадження автоматизованої системи діловодства є чудовим інформаційним приводом для організації прес-туру. Під час заходу журналісти зможуть на своєму власному досвіді переконатися у економії часу на обробку документів працівниками суду (наприклад, потренуватися працювати з документами у ролі секретаря, помічника судді тощо).
Прес-тури необхідно обов’язково планувати заздалегідь, оскільки вони вимагають серйозної підготовки і координації дій всіх працівників суду.
15.Організація прес-турів
Як ми вже визначили, прес-тур проводиться для того, щоб дати можливість певній групі журналістів на власні очі побачити процеси, об’єкти, до яких ви хочете привернути увагу. Як кажуть, «краще один раз побачити, ніж сто разів почути». Вочевидь, якщо тема є цікавою, журналісти висвітлять її в своїх виданнях.
Першим етапом організації будь-якого прес-туру є визначення його цілей. Звичайно цілі прес-туру повинні відповідати загальній комунікаційній цілі інституції, в рамках якої він запланований.
Після того, як цілі зрозумілі, визначається час, об’єкти, з якими планується ознайомити гостей, експертів, які будуть задіяні у організації та проведенні прес-туру. Особливу увагу слід приділити вибору редакцій, журналістів з яких планується запросити. Пам’ятайте, що це можуть бути не лише журналісти, але й представники громадських організацій – залежно від аудиторії, до якої ви хочете донести своє повідомлення. Бажано, щоб екскурсія була поєднана зі змістовним заходом, наприклад, презентацією чи круглим столом. Такий захід зазвичай проводиться для того, щоб ще раз передати ключову інформацію (дати, цифри, назви) і переконатися, що учасники прес-туру все вірно зрозуміли. Також під час заходу журналісти можуть задати уточнюючі питання, подискутувати на запропоновану тему.
Організація прес-туру відбувається за аналогічною з прес-конференцією схемою: визначення цільових медіа, запрошення за допомогою прес-релізу, уточнення фінального списку учасників, розробка пакету інформаційних матеріалів, підготовка спікерів, моніторинг медіа після проведення заходу.
Пам’ятка 1
Загальні рекомендації щодо інтерв'ю засобам масової інформації:
Гарі Хенгстлер, Директор Національного центру відносин судів та ЗМІ (США)
1. Відповідайте швидко на будь-яке і на всі питання з боку ЗМІ.
2. Створюйте відчуття того, що ви по-справжньому розумієте, цінуєте і поважаєте суспільну роль репортера.
3. Запитайте репортера, який граничний строк подачі матеріалу, щоб показати ваше зацікавлення в дотриманні ним/нею робочого розкладу, а також щоб ви мали уявлення про те, скільки часу маєте на підготовку.
4. Відповідаючи на запитання, виявляйте максимальне бажання до співпраці. Якщо репортери відчувають, що ви намагаєтеся допомогти їм розібратися в суті питання, вони зобразять вас у більш позитивних тонах у своєму матеріалі. Співпраця може включати і підказку щодо того, до яких доречніших джерел їм варто звернутися.
5. Коли не можете відповісти на запитання з огляду на етичні обмеження, поясніть конкретно, чому не можете дати пряму відповідь, а не вдавайтеся до категоричного „без коментарів".
6. Відповідайте на всі запитання з урахуванням впливу того, про що йдеться, на публіку, а не на вас особисто.
7. Намагайтеся давати лаконічні відповіді. Довгі відповіді збільшують ризик того, що репортер не зрозуміє вашу заяву повністю, і ускладнюють точний запис ваших думок на папері. Зокрема, у випадку електронних ЗМІ довгі відповіді можуть бути відредагованими таким чином, що це викривить зміст того, що ви хотіли сказати, або введе читачів в оману.
8. Відповідаючи на запитання, намагайтеся уникати слів негативного звучання.
9. Намагайтеся, щоб інтерв'ю було сфокусоване на трьох або меншій кількості моментів, які ви бажаєте підкреслити. У всіх відповідях вам слід повертатися до цього обмеженого числа моментів. Повторення допомагає добитися того, що репортер запише і зрозуміє їх правильно.
10. Зберігайте витримку, якими б провокаційними не були запитання або стиль репортера.
11. Покажіть, що ви, як людина, вмієте співпереживати: скажіть, що знаєте проблеми пересічних глядачів, і дайте зрозуміти їм, що, серйозно ставлячись до своєї роботи, на якій ви служите народові, ви також „відчуваєте біль" тих, хто постраждав.
Пам’ятка 2
Підготовка до інтерв’ю представникам ЗМІ:
Саллі Ренкін, прес-секретар, суд штату Меріленд
Ця пам 'ятка містить загальні директиви для суддів, які мають дати інтерв 'ю представникам ЗМІ. Будь ласка, майте на увазі, що щоразу, коли ви не бажаєте розмовляти з пресою або надто зайняті для цього, ви можете порадити репортерам
звернутися до Інформаційного офісу суду.
Коли дзвонить репортер:
1. Обов'язково знайдіть хвилинку, щоб передзвонити представникові ЗМІ, або попросіть когось із вашого персоналу зробити це, — хоча б лише для того, щоб сказати, що, на жаль, ви надто зайняті, щоб говорити з репортером у даний момент. (Якщо це доречно, можете запропонувати іншу контактну особу.) Зважання на граничні строки репортера забезпечить вам значне просування у напрямку встановлення позитивних відносин із ЗМІ;
2. Розмовляючи з репортером, з'ясуйте таку інформацію:
- ім'я репортера та орган, який він представляє;
- причину його дзвінка і питання, які мають бути обговорені;
3. З'ясуйте, чи ви є саме тією людиною, яку слід інтерв'ювати з даного питання. Якщо ви вважаєте, що репортерові краще звернутися до когось іншого, скажіть йому про це;
4. Встановіть основні правила для інтерв'ю і визначте тему, яка буде обговорена якомога детальніше;
5. З'ясуйте, для якої аудиторії заплановане це конкретне інтерв'ю і яким чином буде використано інформацію;
6. Перш ніж починати, точно визначте, чого хоче від вас репортер і що ще, крім вашого інтерв'ю, увійде до закінченого продукту (повідомлення у випуску новин або статті). Чи цитуватимуть вас? Або ж репортер прагне дізнатися лише загальну інформацію? Хто ще даватиме інтерв'ю? Це буде тематичне або новинне повідомлення? Коли воно вийде в ефір?;
7. Якщо інтерв'ю заплановане на майбутнє, з'ясуйте:
- чи буде інтерв'ю записане на плівку - відео або аудіо?;
- чи виступатимете ви в прямому ефірі?;
- де відбуватиметься інтерв'ю?;
- як довго має тривати інтерв'ю?;
8. Якщо питання просте і тема не є незручною для вас, можете одразу відповідати на запитання репортера. Просто будьте точними, правдивими і лаконічними;
9. Якщо ж питання, про яке йтиметься, складніше, скажіть репортерові, що зараз ви дуже зайняті, але звільнитеся через, скажімо, півгодини і передзвоните йому. Запитайте, який граничний строк у репортера, і обов'язково передзвоніть йому до вказаного ним моменту. Використайте час, який матимете, на підготовку, про що детально розповідається в наступному розділі.
До інтерв'ю:
1. Підготуйте три - п'ять пунктів, щоб викласти ваші основні думки якомога стисліше (бажано секунд за 20 або менше). Ось деякі запитання, які вам варто поставити самому собі:
- що це за питання?;
- який ви маєте стосунок до цього питання?;
- чому воно важливе?;
- яка його історична перспектива?;
2. Зберіть загальну та фактологічну інформацію на підтвердження своїх думок і подбайте про те, щоб вона прозвучала переконливо. Не намагайтеся імпровізувати – будьте підготовленими;
3. Подумайте про складні теми та дошкульні запитання, які вам можуть поставити, і сформулюйте відповіді, які міститимуть ваші основні думки;
4. Дізнайтеся про свою аудиторію - визначте, хто читає дане видання або слухає дану програму, і подбайте про те, щоб ваші думки прозвучали у зрозумілій для них формі;
Під час інтерв'ю:
- оцініть рівень розуміння репортером питання, яке маєте обговорити, і в разі потреби дайте йому/їй коротку інформацію;
- викладіть вашу думку. Візьміть ініціативу в свої руки; будьте готові наводити інформацію, відповідати на запитання і давати коментарі того плану, які ви висловлювали, практикуючись;
- нехай від вас іде інформація, а не потік слів. Будьте пильними, коли репортер мовчить, провокуючи вас на те, щоб ви „забалакали" висловлену спочатку думку або вихолостили її зміст. Не вважайте, що повинні заповнювати такі паузи;
- не говоріть у режимі „не для мікрофона". Можливо, на вас і не вкажуть як на автора позамікрофонних коментарів, проте цю інформацію репортери часто використовуватимуть деінде на підтвердження своєї версії;
- не піддавайтеся тискові з боку репортера. Натомість адресуйте ваші відповіді публіці, особливо коли даєте інтерв'ю для радіо або телебачення. Пам'ятайте, що пре вас судитимуть, виходячи з вашого впливу на аудиторію, а не на інтерв'юера;
- не соромтеся переформулювати запитання. Це дасть вам змогу торкнутися реальних тем, які лежать в основі питань репортера;
- говоріть коротко - ваші відповіді на запитання мають бути чіткими й лаконічними. Зазвичай репортери шукають „варті цитування цитати", які займають три рядки в газеті або 20 секунд ефірного часу. Не використовуйте технічний жаргон або „мову юриспруденції";
- не кажіть „без коментарів" або "я не можу ні підтвердити, ні спростувати цього". Натомість поясніть, що ви не можете коментувати даний момент, і поясніть, чому саме. Наприклад, ви можете сказати: „Кодекс поведінки судді забороняє мені робити коментарі щодо справ, які розглядаються або мають розглядатися в суді. Проте я можу розповісти в загальних рисах про процесуальні норми, що стосуються даної ситуації"";
- вживайте позитивні форми речень замість негативних. Якщо репортер ставить запитання в формі заперечення, не повторюйте його. Натомість сформулюйте свою відповідь у позитивній формі;
- змалюйте ситуацію в історичній перспективі і наведіть зрозумілі приклади;
- не відповідайте на відверто спекулятивні або „гіпотетичні" запитання. Натомість ви можете сказати: „Був би радий відповісти на будь-які запитання, проте на підставі самих лише фактів";
- якщо ви не знаєте відповіді на запитання, так і скажіть і запропонуйте зв'язатися з репортером пізніше, коли знатимете відповідь;
- під час інтерв'ю дотримуйтеся визначених вами трьох ключових моментів і повторюйте їх якомога частіше. Можете ввести свої ключові ідеї до інтерв'ю шляхом „наведення мостів". Цей прийом передбачає реагування на запитання репортера з наступним швидким переходом до питання, яке ви хочете обговорити, за допомогою сполучної фрази на кшталт „так, і окрім того...".
Джерела, використані при підготовці цієї пам'ятки:
♦ „ The Maryland Bar Journal", липень/серпень 2000, „Dealing with the Media", автор Janet Stidman Eveleth
♦ „ Community Corrections Report", травень/червень 1996, „Working with Reporters: The Art of Waking a Sleeping Dog Without Getting Bitten" автор Gerald Migliore
♦ „ Helpful PR^ Media Interviews ", Тhe Согрогаte Image Media/PR Agency
♦ „ Тор 10 Медіа Тірs", Karen Fiedman Enterprises
♦ „Do Not Talk to Reporters! (Until You are Prepared…)", Rick Amme & Associates
♦ „The Common Sense Guide to Publicity: How to Survise Media Interviews" DeFrancesco & Goodfriend Public Relations
Пам’ятка 3
Телевізійне інтерв’ю
1. За характером ставлення до співрозмовника запитання бувають нейтральними, зичливими, недоброзичливими, ворожими або провокативними. Відповідний тип запитання визначають за змістом, характером формулювання, за тональністю. У відповіді радять максимально уникати роздратування, зневажливого тону. Не слід забувати, що в дискусії, полеміці, дебатах запитання часто ставлять не для того, щоб з’ясувати суть справи, а щоб поставити опонента в незручне становище, висловити недовіру до його аргументів.
2. Гострі запитання – це запитання актуальні, життєво важливі, принципові. Відповіді на такі запитання вимагають зібраності, відповідного настрою. Радять не ухилятися від них, а правдиво і чесно відповідати.
3. В інтерв’ю намагайтесь не користуватись написаними помітками, говоріть своїми словами в камеру, не читайте.
4. Будьте якомога щирішими, у голосі має бути відчутна повага до тих, хто Вас слухає.
5. Мікрофон із підсилювальним механізмом може спричинювати хаотичне звучання, звук може ставати нерозбірливим, темп – змінюватися.
6. Мовлення стає виразним, коли збільшувати довжину звучання, доцільно використовувати паузи.
7. Жести, відповідні до змісту тексту, міміка, рухи корпусу, пліч надають голосу відповідного забарвлення.
8. Варто уникати надмірної жестикуляції.
9. В одязі уникайте яскравих кольорів, візерунків, надмірного макіяжу, прикраси повинні бути невеличкими і не привертати уваги.
10. Аксесуари в кадрі повинні бути логічними. Доречними будуть окуляри, ручка в руках тощо.
Пам’ятка 4
Десять підказок щодо спілкування
із представниками ЗМІ
Гарі Хенгстлер, Директор Національного центру відносин судів та ЗМІ (США)
1. Ніколи не брешіть репортерові і не вводьте його в оману. Як і ви самі, ветерани репортерської справи навчилися бачити співрозмовників наскрізь. Вони зазвичай відчувають, коли хтось намагається використати їх або відвести убік від правди. Хай навіть ви й здобудете тимчасовий успіх, проте якщо пізніше виявиться, що опублікований матеріал був некоректним, репортер добряче запам'ятає це.
2. Із розумінням та увагою ставтеся до граничних строків репортера. Наприклад, він не має відстрочок. Редактори не бажають чути пояснення з приводу того, чому репортер на зміг дістати цитату або з'ясувати деталі ситуації. Репортер цінуватиме представника закону, готового поспілкуватися з ним за першої можливості.
3. Якщо бажаєте, щоб вас цитували, робіть яскраві заяви. Репортер прагне, щоб його матеріал був не лише точним, але й цікавим. Стиль письма вирішує далеко не все. Ключову роль грають варті цитування джерела. Використання аналогій, влучні дошкульні зауваження допомагають забарвити матеріал. Якщо ж, навпаки, ви не бажаєте, щоб вас цитували, однак все одно хочете виглядати готовим до співпраці, ваші коментарі мають звучати якомога сухіше, слабкіше й прямолінійніше.
4. Уникайте юридичних термінів при поясненні складних питань. Якщо ви самі не заскорузлий „технар", то розумієте, як дошкуляє і дратує, коли хтось намагається поговорити з вами про ваш комп'ютер, проте кожне друге речення містить технічні терміни, яких ви не розумієте. Те ж саме стосується і юридичної термінології. Змальовуйте картину словами непрофесіонала, щоб донести свою думку.
5. Встановлюйте власні умови для інтерв'ю. Скажіть репортерові відверто, що можна повідомляти з прямим посиланням на вас, а що ні. Якщо вас просять поговорити „поза мікрофоном" або дати "неофіційну інформацію", вам слід переконатися, що ви і репортер не маєте розходжень щодо значення цих термінів та щодо того, як використовуватиметься інформація. Оскільки ви є джерелом інформації, зазвичай саме ви встановлюєте основні правила. Можете попросити репортера показати вам матеріал, перш ніж той піде до друку, проте скоріше за все репортер не погодиться на це. Репортер із власного досвіду знає, що той, хто хоче перевірити лише „точність фактів", зазвичай починає прискіпуватися до стилю письма.
6. Запишіть інтерв'ю на плівку. Зробіть власний запис інтерв'ю, особливо тоді, коли переймаєтесь питанням точності. Чимало репортерів використовують магнітофони, так що дуже малоймовірно, щоб ви дістали заперечення. Та якщо таке трапиться, тоді, певно, давати це інтерв'ю - не дуже добра ідея. Якщо ж ви використовуєте магнітофон, то обов'язково повідомте про це репортера.Надавайте письмові матеріали, коли це доречно. Якщо ви маєте графічні або інше допоміжні матеріали, якими ви вправі поділитися з репортером, зробіть це. Він/вона оцінить ваше серйозне ставлення до справи і готовність допомогти.
7. Не дозволяйте репортерові вкладати вам слова до рота. Одна з тактик, яку все ще використовують, попри критику, полягає в тому, що репортер запитує: „Чи могли б ви сказати, що ..." або „Чи було б справедливо сказати, що ...", а потім у публікації приписує свої слова безпосередньо вам. Іноді заява репортера містить доопрацьовані цитати із зворотами, що їх ви самі не вжили б, проте за змістом вони близькі до вашої думки настільки, що ви можете погодитися з тим, що дана форма твердження задовольняє вас.
8. Пам'ятайте, що репортери рідко коли самі пишуть заголовки.
Часто скарга з боку особи, що була джерелом інформації, стосується не змісту матеріалу, а його заголовку. Репортери, як правило, самі не пишуть заголовків, особливо до публікацій порівняно великого розміру. Власне, чимало запеклих суперечок у редакції відбуваються між репортером та літредактором, коли репортер вважає, що заголовок неточно відображає зміст його/її матеріалу. Якщо заголовок неправильний, запитайте у репортера, куди вам слід звернутися, щоб зареєструвати скаргу. Навряд чи є резон лаяти репортера, котрий, цілком можливо, погоджується з вами, проте нічим не може зарадити.
10.Зважайте на презумпцію невинності репортера.
Якщо ви не маєте підстав не довіряти репортерові через власний досвід або через його/її репутацію, не підозрюйте найгіршого. Якщо репортер відчуває, що ви зі справжньою повагою ставитеся до його/її обов'язків, то зазвичай все буває нормально. Якщо вас запитали про щось, що ви не можете коментувати, не вживайте різкого „без коментарів". Будьте щирими і, якщо це можливо, дайте пояснення того, чому саме ви не можете надати інформації.
_03_03.png)
